Los ocho datos que necesita tu proveedor para cotizar

«Necesito 10 válvulas de 2 pulgadas.» Con ese renglón no se puede cotizar. En 2 pulgadas hay válvulas que cuestan lo que una comida y otras que cuestan lo que un coche, y las dos son correctas para alguien. Lo que falta no es voluntad de quien cotiza: son datos.

Estos son los ocho que convierten una lista en una cotización. Sirven para tubería, válvulas, conexiones, instrumentos y bombas, con sus matices en cada línea.

1. La medida, y de qué tipo

En tubería y conexiones de acero la medida se pide nominal: NPS en pulgadas o DN en milímetros. 4″ es DN 100. Hasta 12″ ese número no es el diámetro exterior; de 14″ en adelante sí.

Cuidado con el cambio de mundo: en tubing de instrumentación, en manguera y en conexiones de compresión la medida suele ser el diámetro exterior real, y ahí un 1/2″ no es el mismo 1/2″ de la tubería. Si en tu lista conviven los dos, dilo en el renglón.

2. La cédula, el espesor o la clase

• En tubo: cédula 40, cédula 80 o el espesor de pared en milímetros.
• En bridas, válvulas y forjados: la clase (150, 300, 600, 900, 1500, 2500). Es la que fija la presión admisible a cada temperatura, según ASME B16.5 y ASME B16.34.
• En conexiones roscadas o soldables de encaje: la clase de ASME B16.11, que se escribe 3000 o 6000.
• En tubo de inoxidable, ojo con la «S»: 40S y 80S son de ASME B36.19M y no siempre coinciden con 40 y 80.

Si la brida es de cuello soldable, agrega la cédula del tubo al que se va a soldar: el barreno interior se hace a esa medida.

3. El material, con especificación y grado

«Acero» no es un material: es una familia. Lo que se cotiza es la especificación.

• Acero al carbón: ASTM A53 o A106 Gr. B en tubo, API 5L en conducción, ASTM A105 en bridas y forjados, ASTM A234 WPB en conexiones soldables.
• Inoxidable: ASTM A312 TP304 o TP316L en tubo, A182 F316 en forjados, A403 WP316 en conexiones.
• Plásticos: PVC, CPVC o PEAD, con la norma y la presión de trabajo que pida el proyecto.

Si no conoces el grado, manda la especificación de la línea o una foto del marcado del tubo que vas a reponer: ahí viene impreso.

4. El tipo de extremo

Es el dato que más veces falta y el que más material devuelto provoca. Dos piezas correctas que no se pueden unir siguen sin servir.

• Bridado, y con qué cara: RF (cara realzada), FF (cara plana) o RTJ (anillo metálico).
• Soldable a tope (BW), con el bisel preparado.
• Soldable de encaje (SW).
• Roscado NPT, macho o hembra.
• Ranurado, o clamp sanitario en servicios de alimentos.

5. El servicio: fluido, presión y temperatura

Tres datos en una sola línea y se acaba la mitad de las dudas: qué pasa por dentro, a qué presión y a qué temperatura de operación.

Con eso se descarta lo que no aplica y se confirma lo que sí: elastómeros, asientos, recubrimientos y materiales. Agrega las condiciones especiales cuando existan: presencia de ácido sulfhídrico (la especificación pedirá NACE MR0175 / ISO 15156), servicio de oxígeno, criogenia, vapor, alimentos o agua potable.

6. La cantidad, con su unidad

Metros o tramos no es lo mismo, y piezas o juegos tampoco. Escribe la unidad y, si necesitas corte a medida en vez de tramo comercial, dilo en el mismo renglón: cambia el precio y cambia el plazo.

En empaques, espárragos y tornillería, aclara si la cantidad es por junta o por pieza. Es el error de conteo más común de toda la requisición.

7. La fecha y el lugar de entrega

La fecha útil es la que necesitas el material en sitio, no la que quieres la cotización. Y el lugar cambia el costo: no es lo mismo un almacén urbano que una obra a dos horas, una plataforma o un sitio con control de acceso y horario de maniobra.

Si hay un paro programado, dilo: de todas las fechas del proyecto, esa es la única que no se mueve.

8. La documentación que pide tu proyecto

• Certificado de calidad del fabricante. En proyectos industriales lo habitual es pedir un certificado de inspección tipo 3.1 de EN 10204.
• Reporte de pruebas de material (MTR), con la colada.
• Certificado de pruebas de válvula conforme a API 598, cuando aplica.
• Ficha técnica y, si el producto la lleva, hoja de datos de seguridad.

Pedirlos en la requisición no cuesta nada. Pedirlos después del pedido cuesta semanas.

Cómo se ve un renglón que sí se puede cotizar

El renglón de la derecha no es más largo por gusto: cada palabra quita una pregunta y, sobre todo, quita una devolución.

Tres cosas más que casi nadie manda y siempre ayudan

• La foto de la placa o del marcado de la pieza que vas a reponer. Un modelo y un número de parte ahorran tres correos.
• El isométrico o el plano de la línea, aunque sea una foto del papel. Enseña el contexto y evita que una conexión quede en el aire.
• La especificación de la línea o la piping class, si el proyecto la tiene. Contesta de una vez la mitad de los ocho puntos de arriba.

Copia esto y llénalo

Medida y tipo de medida · cédula, espesor o clase · material con especificación y grado · extremo · fluido, presión y temperatura · cantidad con unidad · fecha y lugar de entrega · documentación requerida.

Un renglón por partida con esos ocho campos es todo lo que hace falta. Y si te falta alguno, mándalo igual y márcalo como pendiente: es mejor una lista con un hueco señalado que una lista que parece completa y no lo está.